KTC Beringen

Menu
Privacyverklaring
Privacyverklaring GPDR van KTC Beringen

 

Laatste update: 23 februari 2026

KTC Beringen hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert hierdoor uw privacy.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe we omgaan met persoonsgegevens. We doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. 

KTC Beringen houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Onze club is aangesloten bij Tennis Vlaanderen en verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR/AVG).

Dit brengt met zich mee: 

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring.
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
  • Geen persoonsgegevens doorgegeven worden aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als KTC Beringen zijn we verantwoordelijk voor de werking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemene zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande gegevens :

KTC Beringen
Tennisstraat 55
3582 Beringen

BE0419.379.302

info@ktcberingen.be

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken persoonsgegevens van:

  • Leden
  • Ouders/voogden van jeugdleden
  • Trainers
  • Vrijwilligers
  • Deelnemers aan tornooien of evenementen

Het gaat onder meer om:

  • Identificatiegegevens (naam, adres, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht en nationaliteit)
  • Contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres)
  • Lidnummer en clubgegevens
  • Financiële gegevens (lidgeld, betalingen)
  • Sportieve gegevens (klassement, tornooideelnames)
  • Foto’s en beeldmateriaal (indien toestemming)
  • Zakelijke identiteitsgegevens : naam firma, adres, telefoonnummer, e-mail, ondernemingsnummer, rekeningnummer.

De ledenadministratie verloopt via het officiële ledenplatform van Tennis Vlaanderen.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door KTC Beringen verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Beheer van het lidmaatschap
  • Verzekering via de federatie
  • Organisatie van trainingen, tornooien en evenementen
  • Communicatie met leden
  • Wettelijke verplichtingen (boekhouding)
  • Promotie van clubactiviteiten (foto’s, sfeerbeelden)

De verwerking is gebaseerd op:

  • De uitvoering van het lidmaatschap (overeenkomst)
  • Wettelijke verplichtingen
  • Toestemming (voor foto’s en marketingcommunicatie)
  • Gerechtvaardigd belang (interne organisatie)
Verstrekking aan derden

Gegevens kunnen gedeeld worden met:

  • Tennis Vlaanderen (ledenbeheer, verzekering, tornooien)
  • Verzekeringsmaatschappijen
  • Boekhouder
  • IT-dienstverleners (website, e-mailplatform)

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan interne & externe vrijwilligers verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van interne/externe vrijwilligers voor :

  • Het verzorgen van de internetomgeving.
  • Het verzorgen van IT-infrastructuur.
  • In geval van activiteiten zoals tornooien of overige evenementen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen die geen rol van vrijwilliger spelen.

Met deze partijen maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek persoonsgegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16jaar) indien deze beschikbaar gesteld zijn door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

KTC Beringen bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van wet is vereist. Als algemene regel worden persoonsgegevens volgens de wettelijke normen bijgehouden.

  • Ledenadministratie: tot max. 2 jaar na einde lidmaatschap
  • Boekhoudkundige gegevens: volgens wettelijke termijn (7 jaar)
  • Foto’s: tot intrekking van toestemming
Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

  • Alle personen die namens KTC Beringen van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gebonden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van uw persoonsgegevens.
 
Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage en recht op:

  • Inzage in hun gegevens
  • Correctie van onjuiste gegevens
  • Verwijdering van gegevens (voor zover wettelijk mogelijk)
  • Beperking van verwerking
  • Intrekking van toestemming
  • Klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit

Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons of door één van onze medewerkers.

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Verzoeken kunnen gericht worden aan: bestuur@ktcberingen.be

Gebruik van foto’s en beeldmateriaal

Tijdens trainingen, tornooien en clubactiviteiten kunnen foto’s en sfeerbeelden gemaakt worden.

Deze kunnen gebruikt worden voor:

  • Publicatie op onze website
  • Publicatie op sociale media (bv. Facebook, Instagram)
  • Clubblad of nieuwsbrief
  • Promotiemateriaal van de club
Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

Datalekken

Bij ernstige datalekken zullen wij dit melden aan de bevoegde autoriteiten en, indien nodig, aan de betrokken leden.

Wijziging privacy verklaring

KTC Beringen kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.